Kesal itu kalau gatal tapi nggak boleh digaruk. Rasanya hadeh, nggak tahan, tapi juga nggak bisa ngapa-ngapain. Tapi ada lagi yang rasanya kurang lebih sama, yakni, calon pembeli banyak, chat masuk banyak, pertanyaan banyak, tapi crew Kita, yang bagian merespon dan memproses, slow response. Akhirnya apa yang terjadi? Real omzet tetap saja seuprit, yang meningkat justru loss omzet. Ibarat peminat sudah menyemut di halaman, sudah berjibun di ruang lobby, namun, yang menyambut, tidak cekatan.

Kalau tidak jeli membaca dan menganalisis, situasi ini bisa jadi jebakan betmen, karena kalau masalahnya di bagian : CLOSING, maka dialirkan sederas apapun TRAFFIC nya, hanya akan membuat guyuran air yang deras seolah tak terbatas, namun, Kita menampungnya buru buru pakai timba, baskom, atau gayung, ternyata menampung derasnya guyuran air, malah pakai sendok. Itupun setelah dicek lagi, pakainya : sendok teh.

Kalau pakai WhatsApp menampungnya? Logikanya sama saja. Cek saja dulu WhatsApp nya deh, di health-check dulu. Apakah sudah WA Bisnis? Apa sudah ada profil? Apa sudah ada katalog? Apa masih dalam masa aktif baik nomernya maupun kuota internetnya? Dan apakah ada menyimpan nomer kontak para prospek calon pembeli dan para konsumen pelanggannya?

Salah satu fitur yang Kita bahas dan sorot kali ini adalah : quick-replies. Salah satu fitur yang “beda”, karena di WA Personal tidak ada, dan adanya di WA Bisnis.

- Poster Iklan -

Dasar berpikirnya sederhana. Kalau sebuah akun WA adalah WA Bisnis, maka, urusannya tidak jauh jauh dari urusan : tanya.

Tanya pilihan produk

Tanya spek

Tanya harga

Tanya cara order

Tanya ongkir

Tanya bedanya produk A dan B

Tanya promo

Dan tentu saja

Keluhan dan komplain

Enaknya, hal ini, yang awalnya terlihat acak, sebenarnya adalah sebuah pola. Apa yang ditanya, sebenarnya kurang lebih sama dan berulang, cuman bedanya, yang tanya kemarin dan hari ini, beda orang. Yang tanya tadi pagi dan siang ini, beda orang. Cuman, apa yang ditanyakan, kurang lebih : sama.

Karena sama dan berpola, maka jawaban untuk masing-masing pertanyaan tentu juga dapat : dipersiapkan. Terdengar mudah dan sederhana, namun tentu saja agar ini dapat terwujud dengan cepat dan tepat, perlu ada crew yang ditugasi menganalisis dan mempetakan, mengkategorikan dan merumuskan, untuk kemudian pola yang dimaksud, jadi rumusan yang siap diimplementasikan.

Jadilah kemudian, aneka rumusan dan jawaban dalam quick replies di WhatsApp Bisnis di brand Kita. Jangan sampai kejadian : tanyanya kapan, jawabnya kapan. Ada pertanyaan hari ini, jawabannya didapatkan 2 hari kemudian, pasti akan jadi permasalahan. Apalagi yang tanya adalah temannya owner, dan karena kesal, responnya lama, maka dilaporkan ke owner, jelas akan jadi badai omelan tsunami bertubi-tubi.

Makanya kemudian, ada juga konsep sidak, namanya adalah : mistery chat. Prakteknya sederhana, yakni ada pihak yang memang Kita minta untuk melakukan tes atau cek, uji mengirim chat ke nomer Whatsapp Bisnis Kita. Waktunya bisa kapan saja, dengan bisa saja menanyakan hal hal yang umum ditanyakan oleh calon konsumen, untuk kemudian dicatat beberapa variabel pantau. Misalnya : response-time, berapa menit waktu jeda antara chat masuk sampai di respon oleh crew sales WA Kita. Ketepatan antara pertanyaan dan jawaban, bahkan dalam beberapa kasus, chat yang dikirimkan memang di setting dengan beberapa skenario, misalnya : chat ala prospek damai, chat ala prospek yang ngeyel, chat ala prospek yang sok tahu, atau bahkan chat ala prospek yang cerewet dan rese, dan dipantau, bagaimana kualitas respon dari admin sales WA Kita? Tentu dengan rekap berita acara disertai bukti, yang kemudian bisa jadi bahan evaluasi internal, untuk meeting berikutnya, dengan disertai studi kasus aktual.

Kecepatan crew admin Sales WA Kita jadi faktor penting, agar traffic yang mengalir terkonversi jadi orderan dengan efektif. Istilahnya closing rate. Yang ngechat berapa? Yang beneran jadi orderan berapa?

Ingat, traffic yang masuk, berarti terdeteksi adalah prospek yang punya minat dan kebutuhan terhadap produk Kita. Kalau luput dan lepas, tidak jadi order ke Kita, berarti apa yang terjadi? Tentu saja, dia mencari solusi lain, penyedia lain, beralih ke kompetitor yang lebih gercep dan solutif. Pindah pada yang lain. Rela?

- Cetak Buku dan PDF-

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here